Der blinde Fleck im SAP Change Management: Die unterschätzte Rolle des SME
- Silvia Hildebrandt
- 25. März
- 6 Min. Lesezeit
Gut aufgesetzte SAP-Projekte erkennt man nicht an ihren Plänen – sondern daran, wie gut ihre Rollen zusammenspielen. Eine Rolle wird dabei häufig unterschätzt: der Subject Matter Expert (SME). Richtig eingesetzt, wird er zur entscheidenden Verbindung zwischen Konzept und Realität.
TL;DR
SAP Change Management wirkt strukturiert st es aber nur oberflächlich
Die größte Lücke entsteht zwischen Rollen, nicht innerhalb von Prozessen
Der SME ist oft da aber ohne klare Funktion
Das Problem ist psychologisch, nicht methodisch
Die Folge: ineffektive Trainings, Verzögerungen, steigende Kosten
Es ist eines dieser Muster, das man erst erkennt, wenn man mehrere Projekte gesehen hat.
Auf dem Papier sieht alles sauber aus. Rollen definiert. Enablement geplant. Kommunikation abgestimmt. Und trotzdem kippt das Projekt leise, nicht spektakulär. Einfach… ineffektiv.
Die Frage ist nur: Warum?
Warum SAP-Projekte strukturiert wirken – aber es oft nicht sind
Auf den ersten Blick fehlt es diesen Projekten an nichts. Es gibt Projektpläne, Rollenbeschreibungen, Trainingskonzepte. Jede Aufgabe scheint ihren Platz zu haben.
Und doch entstehen Brüche.
Ich habe Projekte gesehen, in denen jede Aktivität dokumentiert war aber niemand sagen konnte, ob das, was trainiert wurde, tatsächlich im Alltag funktioniert.
Hier liegt der Kern:Struktur ersetzt keine Verbindung.
Die entscheidende Frage ist also nicht: Was fehlt im Plan? Sondern: Wo bricht die Verbindung zwischen den Elementen?
Das klassische Setup im S/4HANA Change Management
Typische Rollen im Projekt
In fast jedem OCM - Team im SAP Projekt sehen wir ein ähnliches Setup:
OCM Lead
Key User
Process Experts
Business Leads
Jede dieser Rollen hat ihre Berechtigung. Jede erfüllt eine wichtige Funktion.
Und trotzdem entsteht genau hier die erste Unsichtbarkeit.
Fokus auf Enablement statt Anschlussfähigkeit
Enablement ist meist hervorragend organisiert.
Trainingspläne. Sessions. Materialien. Zeitpläne.
Alles da.
Aber was häufig fehlt, ist etwas viel Grundlegenderes: die Anschlussfähigkeit an den Arbeitsalltag.
Ich erinnere mich an ein Projekt, in dem ein perfekt durchgeplanter Trainingskatalog umgesetzt wurde. Drei Monate später? Die Anwender haben ihre alten Excel-Workarounds wieder genutzt.
Nicht, weil das System schlecht war. Sondern weil niemand die Brücke gebaut hat.
Der blinde Fleck: Wer verbindet eigentlich alles miteinander?
Hier wird es interessant.
Wir haben viele Rollen, aber keine echte Integrationsfunktion.
Verantwortung ist verteilt. Aber nicht verbunden.
Das zeigt sich in typischen Symptomen:
Abstimmungen ziehen sich
Inhalte passen nicht zur Realität
Trainings verpuffen
Und niemand fühlt sich wirklich zuständig.
Das ist kein Zufall. Das ist ein strukturelles Muster.
Die Rolle des SME – gedacht, aber nicht definiert
Was ein SME theoretisch leisten soll
Der Subject Matter Expert SAP ist eigentlich die perfekte Antwort auf dieses Problem.
Fachliche Tiefe
Verständnis für Prozesse
Nähe zum Business
Also genau die Person, die übersetzen kann.
Was in Projekten tatsächlich passiert
In der Praxis sieht es anders aus.
Der SME ist oft:
nebenbei benannt
operativ eingespannt
ohne klare Verantwortung
Ich habe erlebt, dass SMEs gleichzeitig Linienaufgaben, Projektarbeit und Trainingssupport stemmen sollten.
Was passiert dann? Die Rolle wird reaktiv statt strategisch. Aus meiner Sicht (Achtung, eigene Meinung!) macht ein interner SME daher absolut keinen Sinn, weil dieser eine gewisse Betriebsblindheit mitbringt. Ein externer Mitarbeitender in der Rolle eines SME ist nicht eingefärbt in kulturelle Strukturen.
Fähigkeit / Perspektive | Was konkret gemeint ist | Warum intern oft schwierig |
Systemisches Verständnis | Versteht nicht nur Prozesse, sondern deren Auswirkungen auf Organisation, Rollen und Alltag | Intern oft zu stark im eigenen Bereich verankert („Silo-Blick“) |
Übersetzungskompetenz | Kann zwischen Business, IT und Change vermitteln – in beide Richtungen | Fachliche Experten sprechen selten „alle Sprachen“ gleichermaßen |
Kontext statt Detailfokus | Erkennt, wo Konzepte in der Realität nicht funktionieren werden | Interne SMEs sind oft zu nah am Tagesgeschäft oder zu tief im Detail |
Unabhängige Perspektive | Spricht Probleme früh an – auch wenn sie unbequem sind | Interne Rollen sind politisch eingebunden oder vorsichtig |
Psychologisches Verständnis | Erkennt Widerstände, Unsicherheiten und implizite Erwartungen im Business | Wird in klassischen SAP-Rollen selten erwartet oder trainiert |
Priorisierung unter Unsicherheit | Entscheidet, was wirklich relevant ist – nicht nur was geplant ist | Interne SMEs folgen oft Projektlogik statt Wirkung |
Frühwarnsystem für Risiken | Sieht Brüche zwischen Konzept und Anwendung, bevor sie eskalieren | Intern fehlen oft Zeit und Distanz für diese Perspektive |
Sparringsfähigkeit auf Augenhöhe | Kann OCM Lead, Projektleitung und Business herausfordern | Hier fehlt intern häufig Mandat oder Selbstverständnis |
Warum genau hier Probleme entstehen
Der SME sitzt genau zwischen den entscheidenden Schnittstellen:
Fachbereich ↔ IT
Konzept ↔ Praxis
Training ↔ Anwendung
Wenn diese Rolle unscharf ist, entsteht kein Fluss – sondern Reibung.
Und das merkt man nicht sofort. Erst späte, wenn es teuer wird.
Warum das kein Prozessproblem ist – sondern ein psychologisches
Denn das Problem liegt nicht in fehlenden Methoden.
Es liegt in der Wahrnehmung von Verantwortung.
Ich habe in Workshops oft Sätze gehört wie:„Dafür bin ich nicht zuständig.“Oder: „Das sollte eigentlich jemand anders klären.“
Das ist klassische Verantwortungsdiffusion.
Wenn Rollen nicht klar definiert sind, passiert Folgendes:
Entscheidungen werden vertagt
Erwartungen bleiben implizit
Verantwortung wird weitergereicht
Und dann entsteht dieser gefährliche Zustand:„Ich bin verantwortlich – aber nicht wirklich zuständig.“
Und genau deshalb wird es in klassischen SAP Enablement Strategien oft übersehen.
Was ein SME in der Praxis wirklich leisten müsste
Wenn man es sauber aufzieht, ist der SME keine Nebenrolle.
Er ist der Übersetzer zwischen System und Realität.
In gut funktionierenden Projekten übernimmt der SME vier zentrale Funktionen:
Rolle des SME | Wirkung im Projekt |
Übersetzer zwischen Business & IT | Verhindert Missverständnisse |
Frühwarnsystem | Erkennt Risiken früh |
Sparringspartner für OCM Lead | Schärft Maßnahmen |
Qualitätssicherung für Enablement | Sichert Praxisnähe |
Ein SME sollte frühzeitig darauf hinweisen, dass ein Prozess in der Theorie funktioniert – aber im Schichtbetrieb komplett scheitert.
Passiert das in der Praxis nicht, kann Monate später das gesamte Training neu aufgesetzt werden.
Genau hier entsteht echter Business Impact.
Warum genau hier viele S/4HANA-Projekte unnötig Geld verlieren
Das Problem ist selten sichtbar in der Budgetplanung.
Aber es zeigt sich indirekt:
Trainings, die nicht greifen
verlängerte Projektlaufzeiten
Nachbesserungen
Und vor allem: verlorenes Vertrauen im Business.
Das sind keine kleinen Effekte. Das summiert sich schnell in sechs- oder siebenstellige Beträge.
Und das Verrückte?
Es wäre vermeidbar.
Fazit: Der SME ist keine Nebenrolle – sondern eine echte Schlüsselressource
Wenn SAP-Transformationen wirklich wirksam werden, liegt das selten an noch mehr Struktur – sondern an klar gedachten Rollen.
Der SME spielt dabei eine zentrale Rolle.
Nicht als zusätzliche Funktion, sondern als verbindendes Element zwischen Business, IT und Change. Dort, wo diese Rolle bewusst gestaltet wird, entstehen spürbare Effekte:
Trainings greifen schneller
Entscheidungen werden klarer
Lösungen funktionieren im Alltag – nicht nur im Konzept
Das ist der Unterschied zwischen einem Projekt, das „umgesetzt“ wird, und einem, das tatsächlich wirkt.
Am Ende geht es also nicht darum, mehr Rollen zu schaffen.
Sondern die richtigen Rollen klar zu definieren – und ihnen den Raum zu geben, ihre Wirkung zu entfalten.
Und genau hier wird der SME zur Schlüsselressource in jeder erfolgreichen S/4HANA-Transformation.
Was das für Unternehmen bedeutet
Vielleicht die wichtigste Frage zum Schluss:
Ist die SME-Rolle in Ihrem Projekt wirklich definiert?
Gibt es eine klare Übersetzung zwischen Fachbereich und Change?
Oder hoffen Sie, dass es „irgendwie funktioniert“?
Denn genau an dieser Schnittstelle entstehen die meisten Probleme.
Und ehrlich gesagt:Hier entscheidet sich oft, ob ein Projekt funktioniert – oder nur gut aussieht.
FAQ
Was ist ein SME im SAP Change Management?
Ein SME (Subject Matter Expert) ist die fachliche Schnittstelle zwischen Business, IT und Change Management. Er übersetzt Anforderungen, validiert Inhalte und stellt sicher, dass Lösungen im Alltag funktionieren – nicht nur im Konzept.
Warum sind SMEs in S/4HANA-Projekten so wichtig?
Weil sie die einzige Rolle sind, die sowohl Prozesse als auch operative Realität versteht. Ohne SME fehlt die Verbindung zwischen Trainings, Systemdesign und tatsächlicher Nutzung.
Was sind typische Probleme mit SMEs in SAP-Projekten?
Häufig ist die Rolle unklar definiert oder wird „nebenbei“ vergeben. Das führt zu fehlender Verantwortung, schlechter Abstimmung und ineffektiven Trainings.
Wie beeinflusst Change Management den Projekterfolg?
Stark. Ohne funktionierendes Change Management entstehen Widerstände, Missverständnisse und ineffiziente Nutzung des Systems – selbst bei technisch erfolgreichen Implementierungen.
Warum scheitern SAP-Projekte trotz guter Planung?
Weil Planung keine Verbindung schafft. Der Bruch entsteht zwischen Rollen, Verantwortlichkeiten und Realität – nicht in der Methodik.
Zur Autorin: Silvia Hildebrandt ist Kommunikationspsychologin und Gründerin von Hilstayn. Sie begleitet Unternehmen in komplexen Transformationsvorhaben an der Schnittstelle von IT, Organisation und Kommunikation. Aktuell ist sie selbst als SME in einem internationalen S/4HANA-Programm mit über 14 Ländereinheiten tätig und erlebt täglich, wie entscheidend klare Rollen, psychologische Anschlussfähigkeit und wirksame Kommunikation für den Projekterfolg sind.
Externe Quellen
SAP Activate Methodology – SAP SE
Prosci Change Management Benchmarking Report
